На початку нового навчального року батьки пишуть заяву на гурток, у якій чітко вказують прізвище та ім"я своєї дитини, назву гуртка, дають згоду на обробку персональних даних. Цей документ зберігається протягом усього часу відвідування дитиною даного гуртка.